Wichtige Informationen angestellt

Important information

Please read the forms carefully and confirm them with your signature

Page 1

Page 2

Page 3

Page 4

Page 5

Page 6

Page 7

Page 8

Page 9

Seite 10

Your personal data

First name*

Surname*

email*

Place, date*

General information

Your employer's details are as follows:
WEDCO Handelsgesellschaft m.b.H.
Hermann-Gebauer-Straße 12
A-1220 Vienna
01/480 27 70-0

Absence or inability to work
In the event of an unplanned absence or inability to work, please contact one of the following numbers or your line manager directly:
1. Larissa Bartosch, Personalleitung, 01/480 27 70-34
2. WEDCO Office, 01/480 27 70-0
3. Levent Celik, Produktionsleitung, 01/480 27 70-21

Vacation requests
Vacation requests are submitted to your direct superior via the Zeus X time recording system after coordination with your team colleagues. More details can be found in the information sheet on time recording.

Parking facilities
WEDCO has two parking lots, one is located behind the HQ company building and the other behind hall 3. The parking sticker with your personnel number and parking lot number must be clearly visible in your car. If you need a parking space, please contact the HR department.

Smoking on the company site
Smoking on the company premises is permitted within the designated areas. Please keep these areas clean. Smoking breaks do not count as working time and must therefore be checked out at the terminal.

Travel expenses
Travel expenses must be submitted by e-mail to buchhaltung@wedco.at by the 15th of the following month using the travel expense form. You can find more detailed information at: F:\QM\QM\4 Formulare\HR\FO 23 Richtlinien für Reisekosten,Spesen und Kreditkartenabrechnungen.pdf F:\QM\QM\4 Formulare\HR\FO 24 Reisekosten Abrechnung.xlsx
F:\QM\QM\4 Formulare\HR\FO 23 Richtlinien für Reisekosten,Spesen und Kreditkartenabrechnungen.pdf
F:\QM\QM\4 Formulare\HR\FO 24 Reisekosten Abrechnung.xlsx

Unterschrift*

Bitte lesen Sie die für Ihre Position wichtigen Sicherheitsunterweisungen durch, der Reiter „Allgemein“ ist für alle Mitarbeiter verpflichtend durchzulesen.

Sicherheitsunterweisung

Allgemein

Büro

Produktion

Außendienst

Allgemein

Büro

Produktion

Außendienst

Ich bestätige mit meiner Unterschrift, dass ich folgende Dokumente durchgelesen habe (bitte zutreffende Dokumente mit Haken markieren):

Checkbox

Unterweisung A – Allgemein WEDCO V1.0

Unterweisung B – Büro WEDCO V1.0

Unterweisung P – Produktion WEDCO V1.0

Unterweisung V – Vertrieb WEDCO V1.0

Unterschrift

Alarm system

The employer's entire premises are protected by an alarm system. The alarm system is set up so that it is routed to two cell phone numbers when triggered. This means that these numbers are dialed by the alarm system in the order listed below (if the first number cannot be reached, then the second).

The following persons are alerted in this order:

Ali Türkcan, 0699 115 806 55

Horst Payr, 0664 34 35 797

Triggering a false alarm

If a false alarm is triggered, the following steps must be complied with, otherwise the police will charge the person who caused the alarm:

The telephone numbers must be notified IMMEDIATELY and informed of the false alarm.

Switch off the alarm immediately.

A notice with the telephone numbers is also displayed at the respective control boxes in production and in the office.

Unterschrift*

Time recording system

When and how does the time recording system record working times?
Every day when arriving and leaving the company, you must personally Therefore, hold the chip to the time recording terminal at the warehouse or production entrance. Working times are recorded in the field via the Zeus mobile app or on the PC, in the home office exclusively on the PC.

Link to the system: https://saas.isgus.de/zx40001
User: if available WEDCO e-mail address, otherwise e-mail address for sending payslips
PW: Zeus2021! (must be changed after first log-in)

How are visits to the doctor/work-related business trips recorded?
When leaving and returning from medical appointments/work-related business trips, you must personally check in and out.

Press the button with the colored marking on the terminal.
Select doctor or tour of duty with arrow up/down.
Hold out your chip!

The same procedure must be followed when leaving and returning.

Doctor's visits/business routes before starting work (e.g. before 8:00 a.m.)
When arriving at the company

Press the button with the colored marking on the terminal.
Select doctor or tour of duty with arrow up/down.
Hold out your chip!

Doctor's visits/business routes before the end of working hours (e.g. from 16:00)
when leaving the company

Press the button with the colored marking on the terminal.
Select doctor or tour of duty with arrow up/down.
Hold out your chip!

If there is no return to the company, as this is already after the end of working hours, the system automatically posts the actual end of working hours with the defined end of working hours.

What happens if you forget to check in or check out?
Request a booking correction via "My Zeus" on the PC or at the Hall 1 terminal. The correction is automatically made in the system with the approval of the supervisor.

What happens if I lose the chip?
If the loss of the chip is noticed, it must be reported immediately to the personnel office.

A fee of € 5.00 must be paid for the new chip including new programming.
No fee is charged in the event of theft, including notification of loss.

How are break times taken into account?
The system is set to automatically deduct 30 minutes or 45 minutes from a break if the working time exceeds six hours. Independent check-in and check-out is currently not planned, but is possible.

How are vacation and sick leave days taken into account?
Request a booking correction via "My Zeus" on the PC or at the Hall 1 terminal. The correction is automatically made in the system with the approval of the supervisor.

General information - for urgent attention

The chips are personalized. It is strictly forbidden to check in or out with other people's chips. There are no EXCEPTIONS. Abuse will result in immediate dismissal.
Vacation recording (vacation entitlement/remaining vacation days) is managed via the time recording system, which guarantees 100% accuracy and verifiability.
The overview of working hours is used on the one hand for statutory recording and on the other for monitoring compliance with the agreed working hours.
It is pointed out that the agreed working hours must be adhered to (with the exception of vacation/sick leave/visits to the doctor). If this is not adhered to, e.g. due to frequent lateness, a warning may be issued.
The HR department is responsible for the time recording system. Please contact them at any time if you have any questions/ faults/ comments.

My chip number is:

Chip Nr.*

My working hours incl. lunch break are:

Monday - Thursday*

Friday*

I hereby agree to use the time recording system and to comply with all the points listed without exception.
I confirm that I have received the chip and that the use of the time recording system has been explained to me.

Unterschrift*

Declaration of consent for video surveillance

Your employer, Hermann-Gebauer-Straße 12, 1220 Vienna, has installed security surveillance for the company premises for security reasons (theft protection). Appropriate cameras are installed, which are linked to a motion detector

in the outdoor area (at the parking lot and 2 at the inner courtyard)
in the Application Center
in the production hall (2x aisle and aisle regrinding and storage for carbide)
in the warehouse (entrance area and corridor)
in the factory (3x hall and 2x storage area)
in the production office and in the office building (reception entrance, WC corridor area, corridor area next to lounge)

Only the management has access to this data; the data is not passed on to third parties. The recorded data will be deleted and overwritten in a cycle of 14 days. With my signature, I declare my express consent that the employer, Hermann-Gebauer-Straße 12, 1220 Vienna, may carry out the above-mentioned monitoring.
The employer informed me in detail about the nature, extent and purpose of the monitoring.

Unterschrift*

Safety officers & first aiders

We ask all employees to contact the persons listed below in case of emergencies, questions and support.
In addition, reports of accidents must be forwarded by the respective department head to HR management.

Safety officers

Mr. Andre Staniek

Mr. Horst Payr – Ext.19

Mrs. Larissa Bartosch – Ext.34

Mr. Goran Anic

First aider

Mr. Goran Anic

Mr. Manuel Werneth

Mr. Amadeus Jatschka

Mr. Patrick Petrovic

Mr. Anmol Sandhu

Mr. Franz Mittermayer

Mr. Annessl Nik-Jason

Unterschrift*

IT-Richtlinien

1. Einleitung
Diese IT-Richtlinie soll die vom Unternehmen getroffenen Maßnahmen zum Schutz von (personenbezogenen) Daten vor unbefugter Kenntnisnahme durch Dritte oder nichtberechtigte Mitarbeiter unterstützen und darüber hinaus eine grundlegende Information für alle Mitarbeiter im Hinblick auf den Umgang mit Daten sein.

2. Geltungsbereich
Diese IT-Richtlinie gilt für alle Beschäftigte unseres Unternehmens. Dazu gehören alle Voll- und Teilzeitangestellte, Auszubildende, Werkstudenten sowie Aushilfskräfte etc. Auch externe Personen, die regelmäßig im Unternehmen tätig sind, sind verpflichtet, sich an diese Richtlinie zu halten. Das Unternehmen wird entsprechende Vorkehrungen treffen, damit diese Richtlinie auch für die externen Personen verbindlichen Charakter hat.

3. Einhaltung von Rechtsvorschriften
Bei der Benutzung der IT-Systeme und Applikationen im Unternehmen sind von den Mitarbeitern die geltenden Rechtsvorschriften zu Datenschutz und Datensicherheit sowie die Unternehmensregelungen einzuhalten. Sollten Mitarbeiter unsicher sein, ob und inwieweit Rechtsvorschriften oder Unternehmensregelungen einzuhalten sind, haben sie sich an ihren Vorgesetzten zur Klärung zu wenden.

4. Schulung
Das Unternehmen trägt Sorge dafür, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen und Instruktionen/Anweisungen erhalten, die für den jeweiligen Umgang mit den IT-Systemen und/oder Applikationen erforderlich sind.

5. Allgemeine Regelungen
Die Nutzung der IT-Systeme und Applikationen im Unternehmen ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken und in jeweils erlaubten Umfang zur Aufgabenerledigung zulässig. Abweichungen hiervon bedürfen der ausdrücklichen Erlaubnis des Arbeitgebers, die schriftlich erfolgen muss.
Die Installation von Software zu privaten Zwecken ist untersagt. Im Übrigen darf nur die Software auf IT-Systemen des Unternehmens installiert werden, die vom Arbeitgeber oder der IT-Abteilung freigegeben worden ist. Die Benutzung privater Hard- und Software zu dienstlichen Zwecken ohne Genehmigung des Arbeitgebers ist nicht zulässig. Davon ausgenommen ist die Einrichtung des Firmen-E-Mail Accounts am Mobiltelefon .

6. Arbeitsplatz
Der Arbeitsplatz ist von den Mitarbeitern so zu gestalten, dass Besucher oder sonstige Dritte keinen Zugang zu personenbezogenen Daten bekommen können, ohne hierfür berechtigt zu sein. So sind Büros nach dem Verlassen des Arbeitsplatzes grundsätzlich zu verschließen. Beim Verlassen des Arbeitsplatz-PCs muss der jeweilige Mitarbeiter sich „abmelden“, so dass vor der erneuten Nutzung des IT-Systems und/oder der Applikation(en) eine Authentifizierung (Benutzername/Passwort) erforderlich wird.
In Bereichen mit Publikumsverkehr sind die IT-Systeme – insbesondere die Bildschirme – so auszurichten, dass das Risiko der Kenntnisnahme durch Besucher oder Dritte nach Möglichkeit ausgeschlossen wird.
Informationen in Papierform sind so abzulegen, dass Besucher oder sonstige Dritte keine Kenntnisnahme von den Daten erhalten können. Vertrauliche Informationen sind stets unter Verschluss zu halten. .

7. Verwendung von PCs, Laptops und Terminalserver
Bei längerer Nichtverwendung, zB Arbeitsende, ist das Arbeitsgerät (PC oder Laptop) herunterzufahren. Bei Laptops ist dafür Sorge zu tragen, dass diese nicht in den Standby-Modus übergehen (zB Zuklappen des Bildschirmdeckels), sondern das Betriebssystem komplett heruntergefahren wird. Für alle Geräte gilt, dass diese wöchentlich durch den Benutzer zumindest zweimal neu gestartet werden.
Am Terminalserver sind die benötigten Programme und Benutzerprofile bereits vorinstalliert. Auch hier gilt, dass sich Benutzer bei längerer Nichtbenutzung, zumindest jedoch täglich, abmeldet. Das ledigliche Schließen des Terminalfensters führt nicht zur Abmeldung. Weiters ist zu beachten, dass jeden Freitag, um 14:00 Uhr beginnend, Updates auf allen zentralen Geräten eingespielt werden. Benutzer haben daher am Freitag bis 14:00 Uhr alle Programme zu schließen und sich ggf vom Terminalserver abzumelden .

8. Passwort-Gebrauch
Soweit technisch möglich sind alle IT-Systeme und Applikationen erst nach hinreichender Authentifizierung des Nutzers nutzbar. Die Authentifizierung erfolgt in der Regel durch die Verwendung der Kombination Benutzername/Passwort. Die IT-Abteilung wird, soweit keine betrieblichen oder technischen Gründe entgegen sprechen, jedem einzelnen berechtigten Nutzer einen Benutzernamen sowie ein Passwort zuweisen. Passwörter müssen eine Mindestlänge von 10 Zeichen haben. Das Passwort ist alphanumerisch (Buchstaben und Zahlen/Zeichen mit Sonderzeichen) zu gestalten. Passwörter werden seitens der IT-Abteilung regelmäßig geändert .

9. Schutz vor schädlichen Inhalten („Threats“)
Zum Schutz vor schädlichen Inhalten werden im Unternehmen Schutzprogramme eingesetzt. Insbesondere eingehende E-Mail-Kommunikation wird durch die eingesetzten Schutzprogramme überprüft. Dabei kann es auch zur Löschung von E-Mails und Dateianhängen kommen. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter eine verdächtige E-Mail mit zB einem unbekannten Dateianhang oder Link erhält, ist dieser verpflichtet, sich unverzüglich an die IT-Abteilung zu wenden. Der unbekannte Dateianhang oder Link darf erst nach Freigabe durch die IT-Abteilung geöffnet werden.

10. Schutz vor unverlangter Werbung („Spam“)
Zum Schutz vor unverlangter Werbung durch E-Mail werden im Unternehmen so genannte Spam-Filter eingesetzt. Durch den Spam-Filter kann es dazu kommen, dass im Einzelfall E-Mails unterdrückt oder gelöscht werden. Die Mitarbeiter sollen Sorge dafür tragen, dass zum Beispiel beim erwünschten Erhalt von betrieblichen E-Mail-Newsletter die entsprechenden Absender-Adressen in ihr E-Mail-Adressbuch gespeichert werden, um fehlerhafte Klassifizierungen zu vermeiden.

11. Nutzung von E-Mail/Internet
Soweit nicht ausdrücklich eine Zustimmung des Unternehmens erfolgt ist, darf die Nutzung von E-Mail und Internet nur für dienstliche Zwecke erfolgen.
E-Mail-Adressen des Unternehmens dürfen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden. Die Registrierung von Accounts oder Zugängen mit der E-Mail-Adresse des Unternehmens, die nicht im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen, ist zu unterlassen .

12. Verhalten bei Sicherheitsvorfällen
Sollte der Mitarbeiter merken, dass der Schutz oder die Sicherheit von Daten in irgendeiner Weise gefährdet sein könnte, hat dieser sich unverzüglich an die IT-Abteilung und seinen Vorgesetzten zu wenden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Gefährdung sich auf personenbezogene Daten bezieht.

13. Weisungen
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, den Weisungen der IT-Abteilung Folge zu leisten.

Unterschrift*

Declaration of commitment to data secrecy and the protection of business and trade secrets

In the course of your professional activities, you are likely to gain knowledge of personal data as well as business and trade secrets. All such information must be treated with absolute confidentiality and is subject to the provisions of Austrian and European data protection law and competition law.

With your signature you commit yourself to

comply with data protection law, in particular § 6 DSG, including corresponding company directives;
protect business and trade secrets (§ 11 UWG);
pay damages in the event of a breach of data secrecy or a breach of business and trade secrets, irrespective of the actual damage incurred, by agreeing a lump-sum contractual penalty amounting to four gross monthly fees.

The cited provisions are listed in the appendix to this declaration.

You take note of the fact that

the personal data of natural persons and legal entities are subject to special protection and that the use of such data is only permitted under special conditions;
personal data entrusted or made accessible to you on the basis of your professional employment may only be transmitted on the express instructions of the respective superior;
it is prohibited to transfer or otherwise make data accessible to unauthorized recipients within or outside the company;
it is prohibited to obtain or process data without authorization;
it is prohibited to process personal data for any purpose other than the lawful execution of tasks
entrusted user passwords, passwords and other access authorizations must be stored carefully and kept secret;
any further-reaching other provisions on confidentiality obligations must also be observed;
this obligation continues even after your employment has ended;
breaches of the confidentiality obligations mentioned here not only have consequences under labor law, but also under (administrative) criminal law and make you liable for damages.
we take photos and videos at events. They are published to present our activities on the website and also in social media channels as well as in print media, in particular trade journals, brochures and folders. You do not derive any rights (e.g. remuneration) from your consent to publication. This declaration of consent can be revoked at any time with effect for the future. If the recordings were available on the Internet, they will be removed insofar as they are subject to the originator's disposal options.

Data secrecy according to § 6 DSG

The controller, the processor and their employees - i.e. employees (service employees) and persons in an employee-like (service employee-like) relationship - must keep personal data from data processing that has been entrusted to them or has become accessible to them exclusively on the basis of their professional employment confidential, without prejudice to other statutory confidentiality obligations, unless there is a legally permissible reason for transferring the personal data entrusted or made accessible (data secrecy).
Employees may only transfer personal data on the express instructions of their employer (employer). Unless such an obligation already exists by law, the controller and the processor must contractually oblige their employees to transmit personal data from data processing only on the basis of instructions and to maintain data secrecy even after termination of the employment relationship (service relationship) with the controller or processor.
The controller and the processor must inform the employees affected by the order about the transmission orders applicable to them and about the consequences of a breach of data secrecy.
Despite the constitutional right to issue instructions, an employee may not suffer any disadvantage from refusing to comply with an order to transfer data inadmissibly.
A statutory right to refuse to give evidence in favor of a controller may not be circumvented by the use of a processor working for the controller, in particular not by the seizure or confiscation of documents processed with the aid of automated processing.

Security of processing in accordance with Art. 32 para. 4 GDPR

The controller and the processor shall take steps to ensure that natural persons under their authority who have access to personal data process them only on instructions from the controller, unless they are required to do so by Union or Member State law.

Infringement of business or trade secrets and misuse of confidential documents in accordance with Section 11 UWG

Any person who, as an employee of a company, discloses business or trade secrets entrusted to him or otherwise made accessible to him by virtue of the employment relationship to others without authorization for the purpose of competition during the term of the employment relationship shall be punished by the court with imprisonment of up to three months or a fine of up to 180 daily rates. (Federal Law Gazette No. 120/1980, Art. I No. 6)
The same penalty shall apply to anyone who, for the purposes of competition, makes unauthorized use of or discloses to others business or trade secrets of which he has gained knowledge through one of the disclosures referred to in para. 1 or through an act of his own that is contrary to the law or morality.
Prosecution only takes place at the request of the injured party.

I hereby declare that I have been instructed by my employer about data secrecy in accordance with § 6 DSG and the confidentiality obligations in accordance with § 11 UWG. I expressly acknowledge that WEDCO's business relationships with all customers are subject to business and trade secrecy, so that the disclosure of information, documents of any kind whatsoever, etc. is covered by this declaration of commitment.

Unterschrift*

Our quality policy

The quality policy is derived from the company's philosophy and strategy. Wedco is interested in long-term business and sustainable development. This applies not only to our own company but also to our customers, suppliers, employees and partners.

Customers
Sustainable support and creating added value for our customers is the principle we live by. Promises made are kept and our customers receive goods of high and traceable quality. This is achieved through:

Sale of customized solutions
Fulfillment of customer wishes through compliance with requirements
Reliability and punctuality
Creating added value through individual advice and support

Owner
The owner of the company gives the management the greatest possible freedom. The issues of quality, reliability and continuous development are of central importance. Value is placed on:

Continuous and sustainable growth
Hedging of the capital employed
Permanent liquidity

Employees
Partnership is a key success factor for us. This is especially true for our employees. We want satisfied employees who can identify with the company and are therefore loyal to it. That is why we attach particular importance to:

Open and respectful communication with each other
Team-oriented interaction across hierarchies
Information and opportunities to help shape our CIP
Keeping promises, reliability at all levels of the company.
Living an open culture of dealing with mistakes

We challenge, encourage and develop our employees and offer a team-oriented environment.

Suppliers & trading partners
We work with reputable, high-quality partners and suppliers. We attach great importance to:

Establishing a long-term partnership
Fast and reliable response times, keeping promises
Best possible, rapid complaint processing, combined with opportunities for improvement
Good price / performance ratio
Punctual payment of our liabilities

Authorities
We always endeavor to comply with all regulations and laws and to adopt and implement new changes as quickly as possible.

All company employees are committed to complying with our quality policy and to continuously improving and optimizing our processes and procedures.

Unterschrift*

Sicherheitsunterweisung

Welcome

WEDCO Schnittdatenrechner App